Vorher
Erstelle das Event und schick einen Link. Sieh, wer kommt, und stimmt bei Bedarf über ein Datum ab.
Währenddessen
Besprecht die Details im Chat. Sieh, wer unterwegs ist und wie weit es noch ist.
Danach
Alle fügen ihre Fotos zum Event hinzu, niemand muss ihnen hinterherlaufen.